Коммерческие организации, принимающие наличную оплату, хорошо знакомы с процедурой инкассации, необходимой для соблюдения лимита кассы. Нужно заключать договор, готовить купюры к приезду инкассаторской машины или везти деньги в банк самостоятельно. И то, и другое — потеря времени и излишнее напряжение сил. Сбербанк одним из первых среди кредитных учреждений занялся разработкой системы сдачи товарной выручки с помощью аппаратов для приема-выдачи денег.
Развитая сеть банкоматов Сбербанка обеспечила программе успешный старт. Компании и индивидуальные предприниматели получили возможность сдавать деньги самостоятельно, без услуг инкассаторов и ежедневных визитов в банк. За 6 лет существования процедура была отработана, а ошибки найдены и исправлены. Сегодня самоинкассация — полноценная банковская услуга, которую можно подключить в удаленном режиме. Достаточно собрать купюры, добраться до ближайшего аппарата с лотком для приема наличных, сдать выручку.
Услуга пользуется популярностью у компаний, представляющих:
- розничную торговлю;
- общественное питание;
- индустрию развлечений;
- мелкооптовые продажи.
Преимущества самоинкассации для малого бизнеса
Возможность сдать деньги через банкомат позволяет предпринимателю больше времени уделять бизнесу, а не тратить его на рутинную работу. К очевидным плюсам услуги относится:
- возможность внести деньги в любое время — банкомат работает круглосуточно;
- простота — интерфейс приспособлен для выполнения нужных операций;
- быстрое зачисление — в течение 3 часов деньги поступают на расчетный счет;
- не нужны никакие бумаги — документооборот электронный;
- экономия средств — тарифы на традиционную инкассацию выше;
- безопасность — деньги в банкомате надежно защищены.
Большинство пользователей услуги оставляют положительные отзывы. Однако недостатки тоже есть:
- ближайший банкомат может временно не работать;
- нет лотка для приема денег и нужно искать другой аппарат;
- небезопасно перемещаться с большой суммой наличных средств,
- в выходные и праздничные выручка может зачислиться не сразу, а только в рабочий день.
Кому доступна самоинкассация
Самостоятельное внесение выручки через банкомат — одна из услуг Сбербанка в рамках дистанционного банковского обслуживания (ДБО). Нельзя воспользоваться сервисом, если компания не является клиентом банка и не пользуется ДБО. Сначала открывается счет, оформляются договора, клиент подключается к системе Бизнес Онлайн и получает весь пакет услуг для малого и среднего бизнеса.
Сбербанк Бизнес Онлайн — система дистанционного обслуживания, разработанная для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей. Юридическое лицо создает личный кабинет и может контролировать расчетный счет, совершать платежи, подавать заявки на кредитование, открывать депозиты. И даже проверять контрагентов на предмет финансового состояния, банкротства, арбитражных процессов, наличия обязательных лицензий.
Для входа в систему используются логины с паролями или электронная цифровая подпись.
Поможем найти выгодный кредит:
Подключение услуги самоинкассации
Клиент банка сначала заключает договор на дистанционное обслуживание (ДБО), регистрируется в сервисе Сбербанк Бизнес Онлайн, создает личный кабинет. После этого можно переходить к настройке необходимой услуги:
- Войти в Личный кабинет.
- Отыскать вкладку «Сервис Самоинкассации».
- Зарегистрировать вносителей — себя и всех сотрудников, кто имеет право вносить деньги.
- Заранее сформировать шаблоны для внесения выручки.
- Указать расчетный счет фирмы или все счета, если их несколько.
- Выбрать кассовые символы.
В заявлении на регистрацию вносителей указываются сведения:
- ФИО;
- паспортные данные;
- дата рождения;
- мобильный телефон;
- номер и срок действия доверенности сотрудников;
- гражданство.
Кассовые символы — числовые номера, используемые в качестве кодов кассовой отчетности. Каждый источник наличных денег имеет свой номер. Например, выручка от продажи товаров обозначается цифрами 02, а поступления от услуг обозначаются кодом 11. Кассовые символы присутствуют по всех документах, связанных с оборотом наличности: приходных и расходных ордерах, бумажных и электронных чеках.
По окончании настройки каждый заявленный вноситель получит на телефон SMS-сообщение с логином и паролем для входа в сервис. По факту внесения денег владельцу личного кабинета приходит оповещение. Руководитель сможет в режиме онлайн получать информацию о том, кто сколько сдал выручки, когда и где это произошло. За сотрудником можно закрепить шаблон и делать различные отметки. Удобный способ контролировать процесс.
Оформление шаблонов
Шаблон — это специальная форма, в которой отражаются параметры операции по внесению денег. Информация необходима для создания электронных платежных поручений. Заранее созданный шаблон удобно использовать для однотипных операций, в том числе в банкомате при сдаче выручки.
Как сделать:
- Во вкладке «Самоинкассация» нажать кнопку «Добавить шаблон».
- Дать форме понятное название, отражающее суть банковской операции. Например, что это за платеж.
- Указать расчетный счет, на который должны поступить деньги.
- Назначение описывается по желанию. Это поле можно использовать для дополнительных сведений о транзакции, которые будут отражены в платежном поручении.
- Выбрать кассовый символ для идентификации источника наличности.
После заполнения форму следует подписать. Для этого используется SMS-код на телефон, и шаблон сохраняется для дальнейшего использования. Можно создавать до 100 шаблонов, менять и удалять их по своему усмотрению. Перечень всех созданных форм отображается на экране банкомата для выбора нужной при непосредственной сдаче выручки.
Изменение прав
Список лиц, которым доверено сдавать выручку через банкоматы, находится в личном кабинете компании. Для каждого работника создается отдельный шаблон или несколько шаблонов. Руководитель может вносить любые изменения:
- удалять доверенных лиц;
- добавлять новых вносителей;
- создавать индивидуальные пароли;
- менять сведения о сотрудниках;
- устанавливать и снимать блокировки.
При оформлении заявления на регистрацию указывается номер доверенности работника и срок действия. По истечении срока права работника автоматически блокируются. Для возобновления полномочий следует обновить сведения и снять блокировку.
Регистрация и изменения подписываются с помощью SMS-кода, после чего запись становиться активной. Сотрудник получает соответствующее уведомление.
Изменение и восстановление паролей
Доверенный пользователь может забыть пароль, или сложилась ситуация, требующая внести изменения. Процедура генерации нового пароля выполняется в личном кабинете в разделе «Самоинкассация»:
- открыть вкладку «Вносители»;
- выбрать сотрудника из списка «Активные»;
- кликнуть по имени, нажать на «…» в детальной информации;
- нажать «Сменить пароль», ввести новые цифровой код;
- подтвердить действие кнопкой «Изменить пароль».
Сотрудник получит SMS-уведомление с новыми данными для входа в систему при внесении денег.
Операции в банкомате
После регистрации вносители получают Логин из 9 цифр и Пароль, в котором количество цифровых символов варьируется от 4 до 9.
Вкладка самоинкассации находится в разделе «Прочие услуги» на экране банкомата. Доступны два способа входа:
- по паролю и логину;
- по идентификационному коду (ИК).
ИК состоит из 9 цифр и выдается банком. Для обоих методов входа предусмотрены соответствующие кнопки, на одну из которых следует нажать и ввести логин/пароль или ИК. Нажать «Продолжить» и приступить к оформлению сдачи денег:
- Указать расчетный счет для внесения средств. Если счетов больше одного, то дробить платеж нельзя.
- Система предупредит, что не выдает сдачи и зачислит всю сумму на выбранный ранее р/с. Нажать «Согласен».
- Выбрать источник платежа — кассовый символ, который в дальнейшем отобразится в платежных документах.
- Аппараты с клавиатурой могут предложить заполнить строку дополнительной информации по операции. Опция используется по желанию.
- На экране появится заполненная карточка с реквизитами, именем вносителя и источником. Данные следует проверить и, если все указано верно, то продолжить операцию.
- Поместить купюры в приемный лоток, подтвердить действие и получить чек.
Распечатанный чек является бухгалтерским документом, прикладывается к отчетности.
Модели банкоматов разнятся годом выпуска и могут иметь различия в интерфейсе. Они аппараты принимают не более 40 купюр, другие — до двухсот. Соответственно, максимальная вносимая сумма — 200 тысяч или 1 миллион. Независимо от типа аппарата, алгоритм взаимодействия одинаков:
- идентификация пользователя;
- оформление операции — выбор счета и указание источника;
- прием наличности;
- оформление чека.
Бухгалтерские проводки
У бухгалтеров компаний возникает вопрос о том, как правильно учесть операцию внесения денег через банкомат. Рассматриваются два варианта:
- как поступление наличных денег на расчетный счет — Д51-К57;
- как сдача денег из кассы в банк — Д51-К50.
Правильной проводкой является вторая — наличные вносятся на р/с компании. С 50 счета на 51.
Счета с самоинкассацией в Сбербанке
Стандартная комиссия за внесение наличных денег через банкоматы составляет 0,3–0,5% от суммы. Для представителей малого бизнеса и предпринимателей Сбербанк разработал тарифные планы с пониженной ставкой — 0,15%.
Услуга самоинкассации на льготных условиях доступна клиентам, подключившимся к программе «Легкий старт». Предлагаются пакеты расчетно-кассового обслуживания с учетом особенностей бизнеса:
- начинающим предпринимателям;
- с малой или сезонной выручкой;
- с необходимостью частой сдачи денег;
- активным плательщикам;
- с большим числом операций.
Расценки на обслуживание по тарифному плану «Легкий старт»:
| Абонентская плата | 0 |
| Комиссия за перечисление денег другим клиентам банка | 0 |
| Перевод средств от ИП физическому лицу | сумма до 150 тысяч бесплатно, или 1% |
| Платежи в другие банки | 3 операции бесплатно, потом 100 рублей |
| Обслуживание бизнес-карты | 12 месяцев бесплатно, затем 2500 рублей |
| Платежи по распечатанным квитанциям | 500 руб |
| Прием денег в кассу банка | 1% |
| Прием наличных средств через терминалы | 0,5% |
| Комиссия за внесение через банкомат | 0,15% |
| Получение наличности с бизнес-карты в кассе банка | 5% |
| Обналичивание в терминале самообслуживания | 3% |
| Оформление справок | 1000 руб/шт |
В рамка выбранного тарифного плана клиент получает:
- доступ к системе Сбербанк Бизнес Онлайн;
- услуги бухгалтерского учета для ИП;
- бесплатную бизнес-карту;
- электронные выписки о транзакциях;
- возможность самоинкассации.
«Легкий старт» — не единственный тарифный план с самоинкассацией, но пока самый выгодный. С другими вариантами можно ознакомиться на сайте Сбербанка.
Бизнес-карты Сбербанка
Для того чтобы внести выручку в банкомате, пластиковая карточка не нужна, так как идентификация осуществляется по логину и паролю. Однако дополнительный инструмент, облегчающий ведение ежедневных дел, может оказаться полезным.
По договору расчетно-кассового обслуживания юридическим ли предлагается бесплатный выпуск корпоративных карт. Бизнес-карта связана с расчетным счетом компании и позволяет управлять денежными средствами в круглосуточном режиме, что удобно и экономит время. При помощи этого банковского продукта выполняются основные операции:
- получение наличных денег с расчетного счета;
- оплата товаров и услуг другим компаниям;
- управление лимитами через интернет-банкинг.
По результатам операций приходят уведомления, что позволяет контролировать движение денежных средств.
Развитие самоинкассации
Услуга самоинкассации получила широкое распространение — каждый второй предприниматель уже пользуется преимуществами современных банковских продуктов. Сбербанк лидирует в этом сегменте услуг благодаря отработанным технологиям и развитой сети банкоматов. В 2020 году их было 195 000. Другие коммерческие банки также активно внедряют подобные программы для своих клиентов, но пока не могут конкурировать в части доступности банкоматов.
Предприниматели ценят услугу за доступность — круглосуточный режим работы и близкое расположение терминалов для приема денег. Кроме того, самоинкассация снижает объем обязательного документооборота по кассовым и банковским операциям.
Работа в системе Бизнес Онлайн позволяет контролировать финансы гораздо лучше, чем традиционные методики. Экономия времени, снижение издержек и прозрачность действий — главное преимущество дистанционного банковского обслуживания.